Document management program 2.0
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दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर (दस्तावेज़लाइट की तरह) के बारे में क्या मिथक हैं? पहला मिथक। लोकप्रिय धारणा है कि दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की प्रणाली एक सॉफ्टवेयर उत्पाद है जिसे डेवलपर या आपूर्तिकर्ता से प्राप्त किया जा सकता है। असली में यह एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जिसके लिए उपकरण लागू कार्यक्रम निर्णयों के रूप में प्रबंधन दस्तावेज़ परिसंचरण की प्रणाली के रूप में उपयोग किया जाता है उद्यम में बनाया और सुधार हुआ है । दूसरा मिथक। बहुत सारे संगठन जब महंगे कार्यक्रम परिसर प्राप्त करते हैं तो यह विचार करता है कि यह स्वयं उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की प्रभावी प्रणाली बनाने की अनुमति देगा। हालांकि हमें याद दिलाना चाहिए कि सॉफ्टवेयर उत्पाद जो दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम के रूप में इस्तेमाल किया जाएगा आपूर्तिकर्ता से मिल गया है । अलग तरह से, दस्तावेज़ परिसंचरण प्रणाली उद्यम व्यापार और प्रक्रियाओं के व्यापार की आवश्यकताओं से आगे बढ़ने के बजाय एक कार्यक्रम परिसर में डाल कार्यक्षमता का परिणाम होना चाहिए । फिर भी, महंगे और सार्वभौमिक कार्यक्रम परिसरों में संभावनाएं जो भविष्य में इस्तेमाल की जा सकती हैं, शुरू में रखा जा सकता है। तीसरा मिथक। यह है कि अधिक महंगी प्रणाली बेहतर यह व्यापार समस्याओं का समाधान होगा । जबकि कार्यक्रम निर्णय के विकल्प खर्च की आर्थिक वैधता पहली जगह में रखा जाना चाहिए । प्रणाली है जो कार्यों के अधिकांश भाग का उपयोग नहीं किया जाएगा में पैसा लगाने के लिए पैसे का एक फैलाव है । चौथा मिथक। सार्वभौमिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रमों (दस्तावेज़ लाइट की तरह) की खोज जो विकल्पों के स्तर पर किसी भी दस्तावेज़ परिसंचरण को स्वचालित करने की अनुमति देगा, आशाजनक है। यूनिवर्सल कार्यक्रम परिसरों नहीं होता है । पांचवां मिथक। अक्सर, सिस्टम ग्राहकों को चुनने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के सभी बाजार का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करें। वास्तव में, बाजार में उपलब्ध सभी प्रस्तावों का विश्लेषण करने के लिए उत्पादक रूप से असंभव है। आपूर्तिकर्ता की पसंद (उदाहरण के लिए दस्तावेज़ लाइट) पर कई निर्माताओं पर निर्देशित होना बेहतर है जिनके पास ऐसी प्रणालियों की शुरुआत का सफल अनुभव है।